11 Tips de Productividad que Necesitas Conocer

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La mayoría de las veces, ser más productivo significa alcanzar un mejor equilibrio entre la vida personal y el trabajo para mitigar los efectos trampistas de los factores estresantes que devoran la eficiencia y la psique.

Estos tips te ayudarán a maximizar tu tiempo y felicidad.

1) Conócete a ti mismo*: ¿A qué hora estás en modo “Productividad Máxima”? Agenda tus tareas más importantes para realizarlas durante ese tiempo. Si eres brillante entre las nueve de la noche y la medianoche, entonces, por supuesto, haz lo que tengas que hacer para reservar ese tiempo y terminar tu tarea importante.

2) Genera una lista razonable de Tareas Pendientes: No te agobies. Las listas de tareas a menudo fallan porque las hacemos demasiado complejas o las tareas son desiguales. Algunas tareas llevarán mucho tiempo, otras no tomarán demasiados minutos. Esto crea un desequilibrio en la forma en que distribuimos nuestro tiempo. Lo que sucede entonces es que nuestra lista de tareas se convierte en una herramienta de dilación. Sí, eso es correcto, porque entonces hacemos las tareas fáciles, y luego nos distraemos mucho con los trabajos difíciles.

Y si trabajas desde casa, aquí hay algunos consejos especiales solo para ti.

3) Hay que evitar Facebook: Puede ser tentador iniciar sesión y solo echar un vistazo a lo que está ocurriendo, pero es un movimiento peligroso cuando se está tratando de terminar algo. Antes que te des cuenta, estás enredado en una red de lindos videos de animales y charlas de perfil, y 30 minutos después verás que has entrado en la inacción. Diversos estudios han señalado que entre el 20% y el 30% de los trabajadores mencionó a Facebook como el destino para “perder el tiempo”.

Pero, ¿y si es tu trabajo el administrar perfiles de redes sociales de una o de varias empresas? Intenta mantenerte dentro de las aplicaciones de programación como Hootsuite o SocialGest para no tener la tentación de iniciar sesión directamente en Facebook, Instagram, LinkedIn o Twitter. También te aconsejamos revisar el producto Workplace by Facebook, que promete mantener el trabajo y los temas personales separados en la red.

4) Toma distancia del Smartphone: El usuario promedio de un teléfono inteligente verifica su dispositivo 200 veces al día. Poner el teléfono celular fuera de la vista durante las horas de trabajo ayuda a olvidarlo, a menos que se esté tan lejos que el propietario experimente vibraciones fantasmas de teléfonos celulares. En tal situación, se debe repensar la relación con la tecnología.

5) Olvida la Multitarea y solo enfócate: Podrías pensar que estás siendo más productivo enviando varios correos electrónicos durante una llamada telefónica, pero piénsalo nuevamente. La multitarea oprime la eficiencia y la calidad del trabajo (además, la investigación muestra que, literalmente, reduce su coeficiente intelectual). Por lo tanto, cuando tengas que hacer algo, solo concéntrate en la tarea en cuestión para obtener los mejores resultados.

Y ten en cuenta que los estudios muestran que el cerebro humano solo puede concentrarse durante 90 a 120 minutos por vez antes que necesite un descanso.

6) Mucho cuidado con la Bandeja de Entrada de tu correo electrónico: Los mails crean una lista de tareas pendientes que otras personas crean para ti. Así que necesitas manejar esa situación diaria de alguna manera. Programa ciertos momentos del día para revisar el correo electrónico y apégate a él. Puedes intentar abordar el correo electrónico a primera hora de la mañana, después del almuerzo y al final del día. Y por tu propio bien; apaga las notificaciones de correo electrónico.

Si crees que esto va a ser un problema para tus equipos o clientes, házles saber de antemano cómo te comunicarás a lo largo del día. También puede buscar aplicaciones que te permitan controlar tu bandeja de entrada, como la Bandeja de entrada productiva, SimplyFile o Boomerang para Gmail.

7) Cambia tu Paisaje: Si te sientes abrumado a media tarde, intenta mirar por la ventana hacia la naturaleza. ¿No hay ventana cerca de tu puesto de trabajo? No hay problema: Simplemente mirar una imagen computarizada de la naturaleza ayuda a aumentar el enfoque. Aún mejor es dar un corto paseo fuera. Las investigaciones demuestran que una caminata a la hora del almuerzo de 30 minutos puede ayudar a las personas a sobrellevar el estrés y aumenta el entusiasmo por el resto de la tarde.

8) Medita: Solo 5 minutos de meditación consciente pueden llevar a decisiones empresariales más racionales, por no mencionar un mejor trabajo en equipo, el ser más creativo y toda una serie de beneficios para la salud. ¿No es tu estilo? Prueba la aplicación Headspace, que ha sido descargada en más de diez millones de smartphones y ha llevado la meditación a más de millones de personas en diversos países. Ellos señalan que; “30 días de Headspace reducen el estrés en 32%, y solo 4 sesiones reducen el agotamiento un 14%” Probarlo no nos hará daño.

9) Solicita ayuda y Delega: Hay poder en los números. Y, francamente, hay cosas en las que no eres bueno y que probablemente no lo quieras ser. Cuando te sientas abrumado por las tareas o decepcionado por el trabajo, pide ayuda. ¡Garantizado!, hay alguien por ahí que puede hacer las tareas que no quieres y mucho mejor, ¡así que encuentre a la persona y comisiona!

10) Crea tu propio Tiempo de Innovación: El buscador Google hizo famosa la idea de dar a los miembros del equipo un tiempo para trabajar fuera de sus proyectos habituales y en lo que ellos piensan que beneficiaría más a la empresa. Si estás “haciendo” constantemente, no tienes tiempo para innovar. Hacer el mismo widget día tras día no permite pensar qué nuevos widgets podrías crear. Trata de reservar un tiempo para trabajar en algo que mueva la aguja a tu favor.

11) ¡Ergonomía!: Mantenerse mucho tiempo sentado es un vicio tan peligroso para tu salud como fumar, y en general no se hace nada al respecto. Algunas investigaciones sugieren que incluso si se hace ejercicio pero se permanece sentado durante largos períodos de tiempo, la salud está en riesgo. Sin mencionar malestares y agotamiento, esta práctica puede llegar a transformarse en un verdadero asesino de la productividad.

Afortunadamente, durante el último tiempo ha habido una creciente innovación en estaciones de trabajo que ofrecen opciones asequibles para sentarse, sillas que se mueven junto al usuario de forma más natural, escritorios que se reclinan e incluso permiten tomar una siesta. (Por cierto, la siesta también se ha relacionado con la productividad).

“Comienza haciendo lo que es necesario, después lo que es posible y de repente estarás haciendo lo imposible.” | San Francisco de Asís 

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* Aforismo escrito a la entrada del Templo de Apolo en Delfos.

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